Allgemeines zur Aufbewahrungsdauer
Wie lange dürfen Personendaten aufbewahrt werden?
Gewisse Gesetze oder Verordnungen regeln für bestimmte Informationsbestände, wie lange sie aufbewahrt werden sollen. Für die anderen Daten muss das verantwortliche Organ die Aufbewahrungsdauer selber festlegen. Dabei muss es darauf achten, dass die Daten nur so lange wie nötig aufbewahrt werden.
Beispielsweise ist die Patientendokumentation während zehn Jahren nach Abschluss der letzten Behandlung aufzubewahren (§ 18 Patientinnen- und Patientengesetz).
Wenn die Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist oder spätestens zehn Jahre, nachdem die Informationen für das Verwaltungshandeln nicht mehr benötigt werden, muss die verantwortliche Stelle die Daten dem zuständigen Archiv anbieten. Besteht kein Interesse seitens Archiv, muss das verantwortliche Organ die Daten vernichten (§ 5 IDG).
Wenn die Daten archiviert sind, darf die Verwaltungsstelle nur unter bestimmten Voraussetzungen darauf zugreifen.
