Schulen, Schulpflege, Elternrat und die Informationsflüsse
Schulen bearbeiten sehr viele, oft sensitive Daten von Kindern. Durch die Schulpflicht sind die meisten Einwohnerinnen und Einwohner des Kantons davon betroffen. Aus den Schülerdaten entstehen Persönlichkeitsprofile. Viele Personen und Instanzen greifen auf diese Daten zu.
Die Datenschutzbeauftragte beantwortete Anfragen zum Austausch von Informationen zwischen der Schule und der Schulpflege oder dem Elternrat.
Elternrat: Adressen der Eltern nur nach Einwilligung
Eine Schule fragte die Datenschutzbeauftragte, ob sie dem Elternrat die E-Mail-Adressen der Eltern der Schulkinder abgeben dürfe. Der Elternrat wollte Mitglieder werben und die Eltern auf Elternbildungsanlässe hinweisen. Der Elternrat ist ein selbstständig organisiertes Gremium, das die Schule aktiv unterstützt. Er ist aber nicht Teil des öffentlichen Organs Schule.
Die Schule darf Personendaten bearbeiten, wenn dies zur Erfüllung des gesetzlichen Bildungsauftrags geeignet und erforderlich ist. Die Bekanntgabe der Elternadressen an den Elternrat ist jedoch nicht erforderlich. Deshalb riet die Datenschutzbeauftragte, dass die Schule bei den Eltern eine Einwilligung zur Weitergabe der E-Mail-Adresse einholt.
Die Bekanntgabe der Elternadressen an den Elternrat ist nicht erforderlich zur Erfüllung des gesetzlichen Bildungsauftrags der Schule.
Die Bekanntgabe der Informationen an den Elternrat muss verhältnismässig sein, auch wenn die Eltern eingewilligt haben. Die verantwortliche Schule muss sich gut überlegen, welche Daten zur Kontaktaufnahme am besten geeignet sind. Nur diese Informationen dürfen an den Elternrat weitergegeben werden. Die Schule muss sich gemeinsam mit dem Elternrat überlegen, ob Handynummern, E-Mail-Adressen oder Adressdaten am geeignetsten sind.
Schulpflege: Anspruch auf Informationen nur im Einzelfall
Lehrpersonen, Schulverwaltungen und Schulleitungen meldeten sich bei der Datenschutzbeauftragten mit Fragen zu Einsichtsrechten der Schulpflege. Die Schulpflege leitet und beaufsichtigt die Schule. Sie hat im Einzelfall Anspruch auf alle Informationen, die sie zur gesetzlichen Aufgabenerfüllung benötigt, beispielsweise Informationen zu Massnahmen der Sonderschulung oder Mitarbeiterbeurteilungen. In dieser Formulierung ist der Grundsatz der Verhältnismässigkeit verankert: Mitglieder haben also nicht uneingeschränkt Zugang zu den Informationen, sondern nur im Einzelfall und nur zu den Informationen, die sie für die Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgabe benötigen.
Schulpflegemitglieder haben nicht uneingeschränkt Zugang zu den Informationen, sondern nur im Einzelfall.
Die gleichen Überlegungen führen auch zur Erkenntnis, dass Schulpflegemitglieder kein Anrecht auf den Schlüssel für die Zimmer der Schulverwaltung haben, wo sie Zugang zu allen Dossiers hätten, die sich dort befinden.