Prüfung der Formerfordernisse für die Auskunftserteilung zu eigenen Personendaten
Nach Anfrage einer Privatperson hat die Datenschutzbeauftragte bei einer Zürcher Behörde überprüft, wie diese die Auskunftserteilung zu eigenen Personendaten handhabt. Ein öffentliches Organ muss jeder Person auf schriftliches Gesuch hin Zugang zu den eigenen Personendaten gewähren.
Um sicherzustellen, dass das öffentliche Organ ausschliesslich der betreffenden Person Zugang zu deren Personendaten verschafft, hat sich die gesuchstellende Person zu identifizieren. In der Kontrolle stellte die Datenschutzbeauftragte fest, dass die Behörde geeignete Massnahmen zur Prüfung der Identität vorsieht. Die Behörde prüft die Identität der gesuchstellenden Person durch das Verlangen eines Identitätsnachweises und durch die Abfrage spezifischer Dossierkenntnisse.
Als Grundsatz sieht das Gesetz eine schriftliche Auskunftserteilung in Form eines Ausdrucks oder einer Fotokopie vor. Das öffentliche Organ kann die Auskunft auch mündlich erteilen, wenn dies für den Umfang der Auskunftserteilung geeignet ist. Die Auskunftserteilung auf elektronischem Weg darf nur mit Zustimmung der gesuchstellenden Person erfolgen.
Die Datenschutzbeauftragte stellte jedoch fest, dass die Form der Auskunftserteilung nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprach. Als Grundsatz sieht das Gesetz eine schriftliche Auskunftserteilung in Form eines Ausdrucks oder einer Fotokopie vor. Das öffentliche Organ kann die Auskunft auch mündlich erteilen, wenn dies für den Umfang der Auskunftserteilung geeignet ist. Die Auskunftserteilung auf elektronischem Weg darf nur mit Zustimmung der gesuchstellenden Person erfolgen. Die Behörde führte jedoch eine ausschliesslich elektronische Auskunftserteilung durch. Eine solche ist gegen den Willen der gesuchstellenden Person unrechtmässig.
Die Behörde reagierte auf die Feststellungen der Datenschutzbeauftragten und wird die Formerfordernisse der Auskunftserteilung nach den gesetzlichen Vorgaben anpassen.