Zu­gang zu ei­ge­nen Per­so­nen­da­ten bei öf­fent­li­chen Or­ga­nen mit Quer­schnitts­funk­ti­on

Die Ombudsstelle des Kantons Zürich ist Teil der Aufsichtsbehörden, die das Verwaltungshandeln kontrollieren. In dieser Funktion nimmt sie fallweise eine Vermittlungsrolle zwischen der Verwaltung und Privatpersonen ein. Bei der Behandlung konkreter Fälle erhält sie Zugang zu den relevanten Informationen und damit auch zu Personendaten, die das öffentliche Organ in diesem Zusammenhang bearbeitet hat. Vor diesem Hintergrund hatte die Datenschutzbeauftragte im Jahr 2025 folgende Frage zu klären: Hat eine mit einer Querschnittsaufgabe betraute Behörde wie die Ombudsstelle datenschutzrechtliche Auskunftsgesuche zu behandeln, auch wenn sie die betreffenden Personendaten nicht selbst erhoben und nur im Rahmen ihrer Vermittlungsrolle erhalten hat?

Öffentliche Organe im Kanton Zürich tragen in ihrem gesetzlich zugewiesenen Zuständigkeitsbereich die Verantwortung für eine Bearbeitung von Personendaten gemäss den Grundsätzen des Gesetzes über die Information und den Datenschutz (IDG). Aufgrund des weit gefassten Begriffs der Bearbeitung – jeder Umgang mit Personendaten – bezieht sich die Verantwortung auch auf solche Personendaten, die ein öffentliches Organ zwar nicht originär selbst erhoben, aber im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung von einer anderen Stelle erhalten hat. Die datenschutzrechtliche Verantwortung bedeutet unter anderem, dass das öffentliche Organ dem individuellen Anspruch betroffener Personen auf Zugang zu den eigenen Personendaten entsprechend den Vorgaben des IDG nachkommen muss. Das Auskunftsrecht verfolgt gerade den Zweck, dass die betroffene Person erfährt, welche Behörde Daten zu ihrer Person bearbeitet. Dabei ist es unerheblich, ob das angefragte öffentliche Organ diese Daten selbst verfasst oder lediglich zur Aufgabenerfüllung erhalten hat: Solange eine Behörde Personendaten bearbeitet, besteht der grundrechtlich geschützte Anspruch betroffener Personen, dies auf Gesuch hin in Erfahrung bringen zu können.

Damit ist auch eine Institution wie die Ombudsstelle verpflichtet, Auskunftsgesuche zu den in ihrem Aufgabenbereich bearbeiteten Personendaten zu behandeln. Es bietet sich aber in der Regel an, die ursprüngliche Behörde für die konkrete Prüfung eines Auskunftsgesuch zu konsultieren. Auskunftgsgesuche können abgelehnt oder aufgeschoben werden, wenn der Bekanntgabe eine rechtliche Bestimmung oder überwiegende öffentliche oder private Interessen entgegenstehen.