Di­gi­ta­le Lang­zeit­ar­chi­vie­rung von Ak­ten der öf­fent­li­chen Or­ga­ne

Öffentliche Organe bieten nach Ablauf von bestimmten Fristen die Akten ihrer abgeschlossenen Geschäfte dem zuständigen Archiv an. Für Gemeindeorgane sind die Gemeindearchive zuständig. Das Staatsarchiv ist für die öffentlichen Organe der kantonalen Verwaltung zuständig. Den Entscheid, ob die Akten archivwürdig sind, fällt das jeweils zuständige Archiv. Ist dies der Fall, archiviert das entsprechende Archiv die Akten und stellt sie nach Ablauf von bestimmten Schutzfristen der Öffentlichkeit zur Verfügung. Dadurch wird die Überlieferung der Verwaltungstätigkeit historisch gewährleistet. Die Schutzfristen tragen dabei der Sensitivität der in den Akten enthaltenen Personendaten Rechnung. So beträgt die Schutzfrist für Patientendokumentationen in der Regel 120 Jahre. Werden Akten vom zuständigen Archiv als nicht archivwürdig bewertet, hat das öffentliche Organ sie zu vernichten. Während in der Vergangenheit die Akten mehrheitlich physisch vorlagen und entsprechend in Räumlichkeiten zu archivieren waren, sind im Zuge der Digitalisierung neue Lösungen für digitale Akten zu erarbeiten.

Das Staatsarchiv arbeitet seit mehreren Jahren an einer digitalen Plattform, welche die elektronische Langzeitarchivierung im Kanton und in den Gemeinden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ermöglichen soll. Hierfür hat sich das Staatsarchiv mit den Archiven der Kantone Aargau, Appenzell Innerrhoden, Schaffhausen und Solothurn zum Archivverbund DIMAG Schweiz zusammengeschlossen. Gemeinsam suchte der Archivverbund nach einer geeigneten Lösung. Das Staatsarchiv des Kantons Zürich bot sich dabei an, eine innerkantonale Lösung zu erarbeiten, die sowohl den anderen Kantonen als auch den Gemeinden im Kanton Zürich zur Verfügung gestellt werden kann. Dabei arbeitete das Staatsarchiv mit der Abteilung Digital Solutions (DigiSol) der Direktion der Justiz und des Inneren (JI) als Entwickler, Betreiber und Hoster zusammen, und entwickelte für das Staatsarchiv die Archivierungsplattform DIMAG.

Die Datenschutzbeauftragte überprüfte das Vorhaben im Rahmen einer Vorabkontrolle. Sie kam zum Schluss, dass in Bezug auf die Datenbearbeitung durch DigiSol keine Auslagerung vorliegt, wenn Ämter und Verwaltungseinheiten wie das Staatsarchiv, die der JI unterstellt sind, IT-Lösungen von DigiSol verwenden. Sofern jedoch Gemeinden IT-Lösungen von DigiSol beziehen, liegt ein Bearbeiten im Auftrag der Gemeinden vor, da Gemeinden nicht der JI unterstellt sind. Inhaltlich war zu begrüssen, dass die Plattform DIMAG der Archivgesetzgebung Rechnung trägt: Sobald die Akten auf der Plattform erfasst sind, werden nicht mehr die Personendaten in den Akten bearbeitet, sondern nur die vom Staatsarchiv neu angelegten Metadaten. Gemäss dem Archivgesetz darf das Archiv keine inhaltliche Veränderung der Personendaten in den Akten mehr vornehmen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Inhalt der Akten wahrheitsgetreu überliefert werden kann. Die Datenschutzbeauftragte stellte jedoch fest, dass noch nicht festgelegt wurde, wie betroffene Personen während der Schutzfristen Zugriff zu ihren auf der Plattform gespeicherten Personendaten erhalten können. Dafür ist ein Prozess zu definieren. Weiter überprüfte die Datenschutzbeauftragte den Vertrag zwischen dem Staatsarchiv und den Gemeinden des Kantons. Sie wies darauf hin, dass eine Regelung fehlte, ob die Gemeinden als für die Datenbearbeitung verantwortlichen öffentlichen Organe oder das Staatsarchiv als für den Betrieb von DIMAG verantwortliche kantonale Stelle die Verantwortung für die öffentliche Lesbarkeit der archivierten Akten trägt. Als technische Massnahmen sind Zugriffe auf die Plattform zu protokollieren und Datenflüsse zwischen Gemeinden und dem kantonalen Staatsarchiv beziehungsweise DigiSol zu verschlüsseln.