Die Fachkompetenz und die Freundlichkeit der Mitarbeitenden der Datenschutzbeauftragten werden besonders gut bewertet. Die Kundinnen und Kunden beurteilten die Fähigkeit, Anliegen zu verstehen und verständlich zu beantworten als sehr gut. Die Kundschaftsbefragung 2021 zeigte, dass der Stellenwert des Datenschutzes am Arbeitsplatz von 88 Prozent der Befragten als hoch eingeschätzt wird. Im Vergleich zu vor vier Jahren denken deutlich mehr Befragte, dass Personendaten in ihrem Umfeld immer korrekt verwendet werden, nämlich 83 Prozent im Jahr 2021 im Vergleich zu 65 Prozent im Jahr 2017.
Zur Online-Befragung im Oktober 2021 wurden die Personen eingeladen, die in den zwölf Monaten vor August 2021 mit der Datenschutzbeauftragten in Kontakt waren. Die Befragung ist Teil der Qualitätssicherung, wie sie in der ISO-Norm 9001 vorgesehen ist. Mit der Durchführung der Befragung war das Statistische Amt des Kantons Zürich beauftragt.
Von den Befragten wandten sich 66 Prozent als Mitarbeitende öffentlicher Organe an die Datenschutzbeauftragte, 15 Prozent waren Privatpersonen und 13 Prozent fragten aus Privatunternehmen an. Insgesamt wurden 739 Personen angeschrieben, wovon 223 an der Befragung teilnahmen. Der Rücklauf von 30 Prozent liegt im Bereich üblicher Quoten, da die Kundenbindung relativ locker ist.
Das Vertrauen in die Bearbeitungen von Personendaten nimmt zu. Dies obwohl die bearbeiteten Datenmengen und die Anzahl von Bearbeitungen durch die Digitalisierung ständig wächst. Gerade in der Coronakrise werden immer mehr sehr heikle Personendaten von sehr vielen Institutionen bearbeitet. Umso erfreulicher ist, dass der Anteil derjenigen, die angeben, mit Personendaten werde immer korrekt umgegangen, um 17 Punkte von 65 auf 82 Prozent gestiegen ist im Vergleich von vor vier Jahren. Ebenso finden 2021 mehr Befragte, dass Personendaten in ihrem Umfeld ausreichend gesichert seien (79 % gegenüber 70 %).
Der Fragebogen war gegenüber früheren Befragungen stark erweitert worden. Die Datenschutzbeauftragte wollte tiefer gehende Einsichten erlangen, die zur kontinuierlichen Verbesserung ihrer Dienstleistungen beitragen können. Die Ergebnisse sind deshalb nur in wenigen Punkten vergleichbar. Festgestellt wurde, dass die Freundlichkeit weiterhin als sehr gut bewertet wird. 92 Prozent der Befragten beantworteten die Frage positiv, ob die Mitarbeitenden freundlich und hilfsbereit waren. Auch das Fachwissen wurde mit einem Excellence-Wert von 89 Prozent als sehr gut beurteilt, unabhängig davon ob die Person eine Rechts- oder eine Informationssicherheitsfrage vorlegte.
Datenschutz und Informationssicherheit sind sehr spezifische Fachgebiete. Gleichzeitig betreffen die Themen Personen in den unterschiedlichsten Bereichen und Arbeitsumfeldern. Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Informationen der Datenschutzbeauftragten adressatengerecht formuliert sind. Die Antworten der Dienstleistung der Rechtsberatung wurden von 82 Prozent der Befragten als gut verständlich beurteilt. Die Informationssicherheitsberatung kam auf einen Excellence-Wert von 84 Prozent. 69 Prozent gaben an, die Informationen auf der Website seien gut verständlich.
Die Befragung zeigte, dass Corona auch in der Arbeit der Datenschutzbeauftragten Spuren hinterlassen hat. Die telefonische Erreichbarkeit der Mitarbeitenden im Homeoffice wurde als schlechter beurteilt. Der Excellence-Wert sank von 89 Prozent in 2017 auf 73 Prozent in 2021. Ebenfalls kam es häufiger zu Verzögerungen bei der Beantwortung von Anfragen. Die Termintreue wurde 2021 noch von 65 Prozent als gut bezeichnet im Vergleich zu 80 Prozent in 2017. Die Datenschutzbeauftragte führt dies auf die vielen sehr dringenden Geschäfte im Bereich der ständig ändernden Coronamassnahmen zurück.
Die Erkenntnisse der Kundschaftsbefragung werden in die Jahresplanung einbezogen und tragen im Sinne der Qualitätsnorm ISO9001 zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeit der Datenschutzbeauftragten und damit des Schutzes der Privatsphäre der Einwohnerinnen und Einwohner des Kantons Zürich bei.