Die Einwohnerkontrollen können Personendaten von Einwohnerinnen und Einwohnern nach bestimmten Kriterien geordnet (d.h. mittels Listen) bekannt geben, wenn diese für ideelle Zwecke verwendet werden und nicht an Dritte weitergegeben werden. Zu diesen Personendaten gehören:

• Name,
• Vorname,
• Adresse,
• Datum von Zu- und Wegzug,
• Geburtsdatum,
• Geschlecht,
• Zivilstand,
• Heimatort.

Nicht dazu gehört die Bekanntgabe von Zu- und Wegzugsort.

Die Sortierung kann nach bestimmten Kriterien erfolgen. So ist z.B. die Herausgabe einer Liste mit den Adressen sämtlicher 18-jähriger Personen möglich. Nicht zulässig ist eine Listenauskunft nach einem anderen als den aufgeführten Kriterien (wie z.B. Konfession). Ausgeschlossen ist zudem, dass eine anfragende Person oder eine Institution via Listenauskunft den ganzen Einwohnerstamm oder einen grossen Teil davon erhält. Abzulehnen ist also z.B. eine Anfrage für die Bekanntgabe aller Haushaltungen oder aller 16- bis 65-Jährigen (ohne zusätzlich einschränkende Kriterien).

Einwohnerkontrollen können frei entscheiden, ob sie von der Möglichkeit der Listenauskunft Gebrauch machen; sie sind zur Erteilung von Listenauskünften an Private nicht verpflichtet. Falls sie diese Auskünfte jedoch erteilen, sind sie an das Rechtsgleichheitsgebot gebunden, d.h. sie müssen die Auskünfte nach einheitlicher Praxis erteilen. Zahlreiche Gemeinden im Kanton Zürich verzichten auf Listenauskünfte.

Listenauskünfte dürfen erteilt werden, wenn sie für einen ideellen Zweck verwendet werden. Die Einwohnerkontrolle verfügt dabei über einen gewissen Beurteilungsspielraum. Ideelle Zwecke verfolgen allgemein Vereine, Organisationen und Institutionen im Bereich Kultur, Freizeit, Sport und Politik, deren Aktivitäten zum Gemeinschaftsleben beitragen oder im Interesse des Gemeinwohls erfolgen.

Die Bekanntgabe von Adresslisten zu kommerziellen Zwecken ist ausgeschlossen. Um einen kommerziellen Zweck handelt es sich, wenn mit der entsprechenden Tätigkeit ein Gewinn erzielt werden soll und dieser Gewinn nicht gemeinnützig verwendet wird. Zum Beispiel ist dies der Fall, wenn eine Bank im Hinblick auf die Eröffnung von Jugendsparkonti eine Liste jener Personen verlangt, die vor kurzem mündig wurden.

Weiter setzt die Listenauskunft voraus, dass die Daten nicht an Dritte weitergegeben, also nur vereinsintern verwendet werden dürfen. Auch darf der Bekanntgabe keine nach § 22 IDG errichtete Datensperre entgegenstehen.

Beispiele für eine zulässige Listenauskunft:

• Rekrutierung Verkehrskadetten
• Nachwuchsförderung Musikverein oder Jungschützenverein
• Mitgliederwerbung Ortspartei
• Geburtstagsbesuche bei allen 80-, 85- und 90-Jährigen durch die Pro Senectute

Beispiele für eine nicht zulässige Listenauskunft:

• Versenden eines Ansichtsexemplars eines Magazins zur Gewinnung von Abonnentinnen und Abonnenten (kommerzieller Zweck)
• Direktwerbung der SBB für ein verbilligtes Halbtax-Abonnement bei allen bald 16-jährigen Einwohnerinnen und Einwohnern einer Gemeinde
• Listenauskünfte, die Familienverhältnisse aufzeigen sollen, beispielsweise Familien mit Neugeborenen
• Listenauskunft an ein Bundesorgan, beispielsweise die Beratungsstelle für Unfallverhütung (bfu)
  

Einwohnerkontrollen, die Listenauskünfte erteilen, müssen sich – allenfalls durch entsprechende Vereinbarungen mit den Gesuchstellern – vergewissern, dass die erwähnten Voraussetzungen für die Bekanntgabe eingehalten werden. Zudem sind sie unter Beachtung des Rechtsgleichheitsgebots zu einer konstanten Bekanntgabepraxis verpflichtet. Es empfiehlt sich, ein Verzeichnis jener Organisationen zu führen, denen Listen abgegeben werden, und zwar unter Angabe der entscheidungsrelevanten Kriterien.

Bei der Listenauskunft handelt es sich um eine Momentaufnahme. Die Empfängerin oder der Empfänger der Listenauskunft ist für die Aktualität der Liste zu einem späteren Zeitpunkt selber verantwortlich. Eine regelmässige Aktualisierung (Mutationsmeldung) einer einmal erteilten Listenauskunft durch die Einwohnerkontrolle ist nicht zulässig.

Weiter ist bei der Listenauskunft zu beachten, dass damit nicht Personendaten in Listenform aus dem Stimmregister bekannt gegeben werden. Die Bestimmungen über die politischen Rechte sehen nur die Auskunft im Einzelfall über die Stimmberechtigung und Wählbarkeit einer bestimmten Person vor (§ 9 Abs. 2 GPR, § 6 VPR). Die Herausgabe des Stimmregisters oder eines Auszugs daraus ist nicht zulässig. Dies ist insbesondere zu beachten, wenn kurz vor Abstimmungen oder Wahlen politische Parteien oder Interessengruppen Listenauskünften verlangen.

§ 19 MERG